厦门市土地房产管理局关于实行《厦门市土地房产管理局窗口办文试行办法》的通知
厦土房[2000]304号

局机关各处室、局属各单位：
经局长办公会议研究决定，《厦门市土地房产管理局窗口办文试行办法》从即日起实行，请遵照执行。
附件：《厦门市土地房产管理局窗口办文试行办法》。

厦门市土地房产管理局
二000年十月三十一日

厦门市土地房产管理局窗口办文试行办法
（2000年10月31日）

1、为推进依法行政，做到便民、高效、廉法，我局实行窗口式办文制度。
2、凡我局职权范围内受理的业务文件（审批、审核、核准、报备等）均应从窗口进出。来文单位和个人只需到收文窗口办理收文手续，即可按规定时限到发文窗口领取办理文件。办文的中间环节由我局内部自行协调运转。
3、本局办文工作人员在办文期间除必要的现场踏勘、会商外，不直接与来文单位和个人接触。
4、办文大厅设立专门的收发、咨询窗口，负责收发文件、接受办文咨询、安排办文约见和踏勘等事宜。
5、本局各业务处室确定一名兼（专）职办文工作人员负责本处公文的接收、转送工作。
6、收文。
（1）业务处室不得自行受理来文。领导批示、交办文件和下级部门上报市局的业务文件列入窗口收文范围。
（2）收文窗口接到单位和个人来文后，即对来文资料进行初审；资料不齐的不予受理，但应一次性告知当事人应补充的资料。来文单位和个人按要求补齐资料后，收文窗口必须受理。同一来文涉及不同性质的请求事项和一文多报的请示文件及其他不符合规定的来文不予受理。
（3）收文窗口对受理来文应及时在电脑上登记，电脑产生办文编号后，录入来文单位、联系人、联系电话和来文材料清单；向来文单位和个人出具收文回执，注明取文日期、取文窗口。
（4）经电脑登记后的来文，应呈窗口负责人确定承办处室或牵头处室，并将承办处室和牵头处室录处电脑，并于下班前30分钟通知相关处室领取已受理的卷宗。
（5）公文的分送、转送中的每一个环节都应办理签收手续备查。
7、承办。
（1）业务处室收到交办文件后，由处室负责人分发给具体承办人承办。如发现确定牵头、承办处室不准确，应于二日内向收发文窗口作出说明，并由窗口负责人另行确定。
（2）承办人在办文过程中发现资料不齐，应在电脑上标明缺件名称、数量，并立即告知窗口，由窗口通知来文单位或个人。来文单位或个人领取补充资料的通知或退件通知时，应签署姓名和日期。
（3）承办中需来文单位或个人当面说明情况的，由承办处室向收发文窗口提出，由窗口和对方商定会面时间，统一安排在接待室会谈。
（4）办文中认办申请内容不符合有关规定，决定不予办理、需作退件处理的，应填写《否定报批情况表》，并在电脑上做出退件原因说明，报上一级领导批准。
（5）承办人公文办结后，在电脑上录入处理意见，附上公文审批表和来文资料、附件，以打印件交处室领导签署审核意见、姓名、日期，并录入电脑，再转送下一处室或局领导。
公文办结后，须由办公室发文的，由办文的处室拟稿并办理会签手续，将打印稿、原件、附件及办文呈批表一并送交局办公室办理，由窗口发出。
8、发文。
（1）办结公文由窗口统一发送。
（2）来文单位和个人凭收文回执单位在窗口领取办结收文。
（3）公文办结后，及时按档案管理规定做好归档工作。
9、办文时限。
（1）处室办文时间为文件进、出处室之间的时间。办文起始时间为收文时间；公文办结时间为窗口收到办结文件的时期。
（2）各类业务办文时限均以本局向社会公开承诺的时限为准。紧急公文由窗口会同办文处室确定办文的总时限和分段时限。市重点工程、政府项目等特殊公文，以上级部门和领导要求的时限为准。
（3）上级部门审批公文内容的时间和来文单位补充资料的时间不计入办文时间；但补充材料的起始时间均须向公文督办部门报备并输入电脑。因确定牵头处室不准确所耗时间不计入办文时间。承办意见未被核准需要重新办理的，无特殊情况不得延长办文时间。有正当理由要求延长办文时限的，主办处室应提前3天向督办部门申请获准延期，同时向窗口报备，在电脑上重新确定办文时限，并通知当事人。
10、办文协调。处室内部在办文中出现的问题，由处室领导协调解决。处室之间在办文中出现问题，由牵头处室协调解决；牵头处室协调不了的，报分管局领导协调解决；复杂、重大的问题，报局长协调解决。
11、来房接待。
（1）公文承办中需来文单位或个人说明或解释问题、补充资料，或者需确定现场踏勘等事项的，一般由窗口统一安排；经报窗口同意后，也可由处室安排。
（2）来访可以预约，包括来人、提前约定和现场登记约定。预约来访者需出示单位、身份证明和简要说明约访理由，提供联系电话和确定联系方式。预约可提出被约访人和约访时间，但须经窗口统一安排和被约访人同意。
（3）来访安排在接访室进行。需到补充约访人办公场所的，应经窗口同意；需到现场的，应向窗口提交外出报备单。
（4）信访接待按有关规定办理。
12、配套服务。
（1）在窗口放置办文有关资料，供来文单位和个人取阅；公示各种办文业务应提供的资料清单、办文时限等。
（2）收发文大厅配备电话查询和电脑查询系统。电话查询采取语音应答式自动查询系统。设立触摸式电脑屏幕，提供办文指南和办文办理情况查询。设立电子流动屏幕，公布办文情况，宣传政策法规，提供土地房产管理有关信息。
（3）设立投诉电话和意见箱，强化社会各界对办文工作的监督。
13、公文督办。
（1）局行政监察室对办文全过程进行跟踪和督查；牵头处室负责协调、落实；承办处室领导对承办阶段负责和监督，保证按期办结。
（2）对期满未办结的公文，督办部门在期满后一日内向办文部门发出《催办通知书》；涉及多部门的，督办部门同时向牵头处室和承办处室发出《催办通知书》。
（3）牵头处室和承办处室负责人收到《催办通知书》后应亲自督办，督促承办人在催办期限内办结，并将延误原因、处理意见书面报告督办部门。
（4）在催办期限内，公文仍未办结的，督办部门应第二次发出《催办通知书》，并视情报告有关领导。第二次催办后五个工作日仍不能办结的，经行政监察部门领导批准，应对之写出专题调查报告，提出对办文责任人的处理建议，报领导批准后执行。
（5）督办部门对牵头处室、承办处室被催办的次数进行登记和汇总，作为对处室及其工作人员的工作业绩考核的依据。督办部门定期发布督办简报，表彰先进，鞭策落后。