厦门市国土资源与房产管理局

关于印发《厦门市国土资源与房产管理局档案管理暂行办法》的通知

厦国土房[2005]5号

机关各处室、局属各行政事业单位：

现将《厦门国土资源与房产管理局档案管理暂行办法》印发给你们，请遵照执行。

二○○五年一月七日

厦门市国土资源与房产管理局档案管理暂行办法

第一章  总  则

第一条  为了加强局档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》、《城市房地产权属档案管理办法》、《土地管理档案工作暂行规定》、《测绘科学技术档案管理规定》等规定，结合本局实际，制定本办法。

第二条  局档案包括文书档案和各类专业档案，是指局机关和局属行政事业单位在工作活动中形成的、具有保存价值的各种文字、电子文件和图表、声像、光盘、磁盘、磁带等载体的历史记录。

第三条  局办公室负责局档案工作的组织协调、检查指导和人员培训工作，负责文书档案的保管、利用和移交工作。局机关其他处室和局属行政事业单位负责本处室（单位）文书档案、专业档案的整理、立卷工作。人事档案由政治处根据相关规定另行制定具体管理办法。

第四条  市国土资源与房产测绘档案馆负责管理除文书、人事档案以外的各类专业档案，维护档案的完整与安全，为局内外提供服务。

第五条  局机关各处室、局属行政事业单位要指定专人负责档案工作，确保档案管理工作制度落到实处。

第六条  局档案工作的基本任务是:贯彻执行党和国家有关档案工作的法律、法规和方针政策，制定有关档案工作规章制度，加强调查研究，搞好国土房产测绘档案的业务建设；组织局机关和直属单位档案人员的业务培训；总结交流国土房产测绘档案工作经验，采用先进方法和先进技术手段管理档案；积极提供利用，为领导决策、国土房产管理工作和社会服务。

第七条  局档案工作在业务上接受上级业务主管部门和市国家档案局的指导和监督。

第二章  档案的整理与接收

第八条  机关各处室、系统各单位要根据相关规定，做好档案的收集、整理工作，保证档案的有机联系和完整性。

第九条  局机关各处室要在每年的6月底以前将已经整理立卷的前一年的文书档案和专业档案分别向局办公室和市国土房产测绘档案馆移交，同时办理移交归档手续。

局属行政事业单位各科室（各国土资源所）每年6月底前将已经办结和初步整理的前一年度的文书档案和专业档案向本单位办公室移送。文书档案按规定在本单位保存20年后，向市局办公室移送，由市局办公室集中向市档案局移交；专业档案每年向市国土资源与房产测绘档案馆移交一次。市局办公室和市国土房产测绘档案馆要认真做好档案接收工作。

因特殊情况，业务处室（科室）可保留近五年的专业档案，但要妥善保管。

第十条  机关各处室、局属各单位移交档案时，要同时提供案卷目录(包括卷内目录)和电子数据磁盘。交接双方根据案卷目录，逐卷进行清点、核对、检查，验收合格后，双方分别在移交(接收)登记簿上签字，并在《档案交接文据》上签名盖章（《档案交接文据》格式按GB/T13968-P2标执行），双方各执一份，其中一份案卷目录退归档单位保存，另外二份随档案移交局办公室和市国土资源与房产测绘档案馆。

第三章  档案的保管

第十一条  按照集中统一管理档案的原则，对局系统形成的文书和专业档案，分别由市局和各单位办公室、市国土房产测绘档案馆集中统一保管，任何单位和个人不得将档案据为已有或拒绝归档。

第十二条  档案管理人员要切实加强档案管理，未经批准任何人不得擅自抄录、拍照、复印、公布档案内容或销毁档案。

第十三条  加强档案库房管理，严禁烟火、严禁存放易燃、易爆物品。库房要配备防火、防盗、防光、防尘、防潮、防虫、防高温等设施，采取安全措施，保持室内清洁卫生。

第十四条  保存档案的库房、装具应配有防虫、防霉变等有害生物的药品。

第十五条  要定期对档案库房的各种设施进行安全检查，发现问题要妥善处理，重大事项要及时向领导报告。

第四章  档案的利用

第十六条  各单位办公室保管的文书档案，主要供系统内部使用。系统以外的单位或个人需要查阅的，须持单位介绍信和工作证并经办公室领导同意。

第十七条  市国土资源与房产测绘档案馆保管的档案，同时为局系统和社会各界提供服务。使用档案时，必须遵守下列规定:

1、局系统人员须填写《厦门市国土资源与房产管理局查阅档案通知单》，加盖本单位印章并经本单位领导签字后，在阅览室内按规定利用。

2、外系统或个人需要查阅档案时，须持单位介绍信、权属证明及本人证件，在阅览室内按规定利用。

第十八条  局机关工作人员借阅市国土资源与房产测绘档案馆保管的与本处室业务有关的档案，须填写《厦门市国土资源与房产管理局借阅档案申请单》，经处室领导签名并加盖处室印章后，办理借阅手续，按规定利用。借阅期限不超过两周，应按期归还；如需续借，则办理续借手续。归还档案时，档案人员要认真查核，签字验收后放回原处，不得损坏、丢失。

第十九条  查阅、借用机密以上档案资料的，必须按保密工作规定办理审批手续，但不得复制。

第五章  奖励与处罚

第二十条  局办公室要定期组织对档案工作的检查和指导，对在文件的立卷、归档和档案的收集、整理、保管等工作中表现突出、成绩显著的单位和个人，由局给予表彰或奖励。

第二十一条  对造成档案毁坏、丢失、泄密等重大损失的单位和个人，依据《中华人民共和国档案法》的规定，给予行政处分;构成犯罪的，提请司法机关追究刑事责任。

第二十二条  没有进行档案材料的收集、整理和归档工作的单位，局办公室要及时进行督促或通报批评，造成严重后果的，要追究单位领导的责任。

第六章  附  则

第二十三条  本规定由局办公室负责解释。

第二十四条  本规定自下发之日起实行。